Insulas etiske retningslinjer

Insula ønsker at drive virksomheden i overensstemmelse med principperne for ansvarlig, etisk og sund forretningspraksis. Dette forudsætter en samlet indsats af alle medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer.

Formålet med koncernes etiske retningslinjer er derfor at definere, tydeliggøre og sikre rammer og forventninger for forretningsetisk og korrekt adfærd for alle, der fungerer som repræsentanter for koncernen. Vore etiske retningslinjer gælder for alle medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i virksomheder, hvor Insula direkte eller indirekte ejer 50 % eller mere af aktierne. Efter aftale kan retningslinjerne også gælde uafhængige eksterne konsulenter, mellemmænd eller andre, der handler på Insulas vegne. 

Den enkelte medarbejder er forpligtet til at gøre sig bekendt med og følge vores etiske retningslinjer i alle relevante sammenhænge. Ledere har et særligt ansvar og skal gå foran som et godt eksempel. Ledere på alle niveauer skal gennemgå de etiske retningslinjer med nye medarbejdere. Herudover skal reglerne revideres årligt, enten i forbindelse med medarbejdervurderinger eller på afdelingsmøder.  

Insulas etiske retningslinjer skal dække relevante etiske problemstillinger for den enkelte, men der vil være situationer, hvor retningslinjerne ikke giver præcise svar. I sådanne tilfælde gælder hovedprincippet, at den enkelte må rådgive sig med nærmeste leder.

Insulas etiske retningslinjer er defineret af koncernes ledergruppe. Ansvaret for at gennemføre de etiske retningslinjer i det enkelte selskab ligger hos virksomhedens administrerende direktør i samarbejde med HR-funktionen.

Spørgsmål vedrørende indhold og fortolkning af principperne skal rettes til nærmeste leder. Spørgsmål, der ikke kan besvares og løses ved lokal vurdering, skal rapporteres til koncernes HR-direktør, som vil løse problemstillingen i samarbejde med koncernes ledergruppe.

2.1 Overholde love og bestemmelser
Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal overholde internationale, offentlige og lokalt gældende love og bestemmelser i deres aktiviteter for Insula og Insulas datterselskaber. Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal desuden følge koncernens og det enkelte selskabs interne retningslinjer.

I tilfælde, hvor der er modstrid mellem relevante love og bestemmelser og Insulas etiske eller andre retningslinjer, anvendes den strengeste regel.

2.2 Optræde med integritet
Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal optræde korrekt og med integritet i deres repræsentation af Insula.

Personlig integritet betyder "at gøre det rette”, selv om ingen ser det. Vi skal altid være ærlige, sandfærdige og troværdige.

2.3 Handle i Insulas interesse
Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal være loyale overfor Insula og arbejde for koncernes bedste.

Med loyaltitet menes, at prioritere Insulas interesser indenfor rammerne af loven og Insulas retningslinjer. Vi bør altid bruge vores bedste dømmekraft for at øge Insulas værdiskabelse, beskytte Insulas interesser og bidrage til løbende forbedringer.

2.4 Respekt for mennesker
Insula skal fremme en virksomhedskultur, som præges af respekt og omtanke for andre mennesker og deres ejendom. Vi skal optræde på en måde, der skaber tillid i samarbejde med kolleger, leverandører, kunder, forretningsforbindelser og myndigheder. Vi udtaler os ikke negativt om disse i offentlige sammenhænge eller på sociale medier, når dette kan knyttes til Insula eller Insulas datterselskaber.

Der må ikke forekomme nogen form for tvangsarbejde, lønslaveri eller ufrivilligt arbejde. Insulas holdning er, at børn skal beskyttes mod økonomisk udnyttelse og arbejde, som kan være til skade for barnets udvikling og trivsel. I det omfang vores virksomheder ansætter personer under 18 år, skal ansættelsesforholdet følge den nationale lovgivning, der beskytter barnets sikkerhed, sundhed, udvikling og ret til skolegang. Ved ansættelse af børn fra 13 til 16 år skal dette ske i overensstemmelse med retningslinjerne baseret på ILOs konvention C138.

2.5 Beskyttelse af miljøet
Insula anerkender, at grundlaget for vores eksistens er adgang til råvarer fra havet og vi har derfor et ansvar for og egen interesse i at bidrage til en forsvarlig og bæredygtig miljøforvaltning.

Medarbejdere skal derfor stræbe efter at minimere vores miljømæssige aftryk ved at overholde relevante lokale og internationale anerkendte miljøstandarder, hvor dette er hensigtsmæssigt, og minimere vores miljøbelastning ved brug af råvarer fra bæredygtige bestande.

Insula skal, efter behov, sikre at leverandører af animalske
produkter, sikrer god dyrevelfærd.

3.1 Beskyttelse af Insulas ejendom
Insulas medarbejdere skal optræde ansvarligt og omhyggeligt for at beskytte arbejdsgiverens ejendom mod misbrug, tyveri, skade og ødelæggelse. Med ejendom menes fysiske aktiver som bygninger, maskiner, køretøjer og udstyr samt immaterielle rettigheder såsom recepter, varemærker, arbejdsprocesser og design.

Insulas ejendom må ikke anvendes til medarbejderens eget formål, medmindre dette er aftalt på forhånd med den administrerende direktør i den relevante forretningsenhed.

3.2 Beskyttelse af fortrolig information
Insulas medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal behandle fortrolige oplysninger om Insula med omhu og skal endvidere behandle oplysninger, der ikke er offentliggjort, fortroligt.

Med fortrolige oplysninger menes al information, som man har fået kendskab til, som ikke er almindeligt kendt og som man efter en omhyggelig vurdering bør forstå, kan have betydning for Insula at hemmeligholde. Herunder f.eks. forretningsplaner, budgetter, priser og kundeoplysninger.

Det skal udvises særlig aktpågivenhed ved deling og omtale af virksomhedsrelateret information på sociale medier og her fortolkes fortrolighedsdefinitionen strengt.

Oplysninger om Insula, som ikke er offentlig kendt, skal behandles som Insulas ejendom. Forpligtigelsen til ikke at dele sådanne oplysninger gælder derfor uden tidsbegrænsning, også efter ansættelsesforholdets ophør eller efter perioden som bestyrelsesmedlem er ophørt.

3.3 Undgå interessekonflikter
Engagement i eksterne selskaber eller organisationer kan påvirke en medarbejders arbejdsforhold til Insula eller være i konflikt med Insulas forretningsinteresser eller etiske interesser. 

Ledere og medarbejdere bør derfor ikke have eksterne opgaver eller stillinger, som er i konflikt med Isulas interesser eller som er af en sådan størrelse, at det påvirker deres arbejdskapacitet medmindre sådanne opgaver specifikt godkendes af nærmeste leder.

Ved risiko eller mistanke om inhabilitet, som i tilfælde tilknyttet rekruttering, lønforhandlinger, konflikter eller lignende, skal lederens leder involveres i sagen.

3.4 Undgå diskriminering og chikane
Insula forpligtiger sig til at tilrettelægge og sikre sunde og rummelige arbejdsmiljøregler, der fremmer en retfærdig behandling af medarbejdere og etisk anerkendt og værdsat adfærd.

Insulas medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal undgå adfærd, der kan opfattes som diskriminerende eller chikanerende og bør ikke udtrykke sig negativt eller nedsættende om Insulas medarbejdere i offentlige eller på sociale medier.

Ingen direkte eller indirekte diskriminering må finde sted ud fra et etnisk tilhørsforhold, religion, alder, handicap, køn, civilstand, seksuel orientering, fagforeningsmedlemsskab eller politiske tilhørsforhold. Medarbejdere skal være opmærksomme på og respektere kulturelle forskelle.

Insula tolererer ikke mobning eller nedværdigende behandling af medarbejdere, såsom psykisk eller seksuel chikane eller diskrimination i form af sprog eller handlinger. Ingen medarbejdere skal udsættes for fysisk straf eller nogen form for fysisk, seksuel eller psykisk straf, krænkelse eller nedværdigelse.

3.5 Bidrage til sundhed, miljø og sikkerhed
Insula anser en tryg og sikker drift, for at være en forudsætning for god lønsomhed over tid og alle virksomheder i koncernen skal derfor arbejde målrettet og gennemføre foranstaltninger, der forebygger og minimerer ulykker og heldbredsskader som følge af eller relateret til arbejdsforhold på arbejdspladsen.

Insulas medarbejdere skal bidrage til et sikkert og godt arbejdsmiljø, der ikke skader mennesker, miljø eller samfund. Alle medarbejdere skal være opmærksomme på deres medansvar for at bidrage til et trygt, sikkert og godt arbejdsmiljø.

Alle medarbejdere modtager regelmæssigt relevant uddannelse indenfor sundhed, miljø og sikkerhed. Førstehjælpsudstyr skal være tilgængeligt på alle arbejdspladser.

3.6 Rusmidler
Insulas medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer må ikke være påvirket af rusmidler under arbejdet eller indenfor arbejdsområdet, forbruge alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden. Alkohol kan dog serveres i forbindelse med repræsentation eller corporate events, forudsat at forbruget er moderat og forudsat, at de ikke kombineres med håndtering af maskiner, kørsel eller andet arbejde, der er uforeneligt med et sådant forbrug.

Insula praktiserer nultolerance af narkotika i forbindelse med arbejde, også selvom arbejdet foregår i lande, hvor dette er tilladt.

3.7 Beskyttelse af personlige oplysninger
Insulas medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer skal behandle personlige oplysninger på en ansvarlig måde.

Kunder, medarbejdere og andre nærtstående parter skal have vished for, at Insula behandler personlige oplysninger og data kun bruges til legitime forretningsformål.

Insulas behandling af personlige oplysninger er underlagt gældende love og regler. Behandling af personoplysninger skal begrænses til det, der er nødvendigt til operationelt formål, effektiv kundeservice, relevante kommercielle aktiviteter og forsvarlig personaleadministration.

3.8 Dokumention af skriftlige aftaler
Insulas aftaler med medarbejdere, leverandører, kunder og forretningsforbindelser skal som hovedregel indgås skriftligt og arkiveres sikkert.

Mundtlige aftaler kan være vanskelige at dokumentere og kan føre til uenigheder om kontraktvilkår samt mistanke om ulovlige og uetiske forhold. Alle aftaler indgået af en virksomhed i Insula skal som hovedregel indgås skriftligt og aftalerne skal arkiveres efter gældende retningslinjer for opbevaring.

3.9 Regnskab
Insulas regnskaber skal være nøjagtige og i henhold til gældende love og regnskabsstandarder.

Insulas regnskaber er afgørende for styring af driften og evnen til at opfylde koncernens forpligtelser overfor interessenter. Insulas regnskaber skal derfor være korrekte og give et retvisende billede af koncernens eller datterselskabets aktiviteter i den aktuelle periode. Medarbejdere, der deltager i de finansielle transaktioner eller regnskaber, skal sikre, at alle transaktioner dokumenteres korrekt og registreres i overensstemmelse med gældende lovgivning, regnskabspraksis og interne krav, som beskrevet i The Insula Way.

Forkert eller vildledende bogføring og regnskab er under ingen omstændigheder acceptabelt.

4.1 Mød kunden med faglig indsigt
Insula vil være en komplet leverandør af seafood til dagligvare- og foodservicemarkedet med Norden som vores hjemmemarked. Vi skal være seafoodeksperter og dem, som hjælper forbrugerne til at vælge seafood noget oftere. For at opnå dette skal Insula være en god sparringspartner og rådgiver for vores kunder.

Insulas medarbejdere skal derfor møde kunder med faglig indsigt, respekt og forståelse. Vi møder altid godt forberedt til kundemøder, er positive og forsøger at finde gode løsninger til gavn for kunden. Vi udtaler os aldrig negativt om vores kunder i offentlig sammenhæng eller på sociale medier.

4.2 Professionel håndtering af leverandører
Insulas leverandører er essentielle for vores drift  og deres leverancer er afgørende for vores succes. Insulas medarbejdere skal derfor behandle leverandører retfærdigt og med respekt. Så vidt muligt skal der indgås en skriftlig aftale med leverandører, der som minimum bekræfter kontraktsprisen og Insulas krav til leveringstid, kvalitet og etiske krav og betalingsbetingelser.

Vi udtaler os aldrig negativt om vores leverandører eller partnere i offentlig sammenhæng eller på sociale medier.

4.3 Respekt for Insulas konkurrenter
Insula mener, at et velfungerende marked driver udvikling og innovation og vi respekterer derfor vores konkurrenter. Insulas konkurrenceevne er baseret på gode produkter og et godt salg og Insulas medarbejdere skal derfor møde vores konkurrenter på en professionel og ærlig måde.

Ingen medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer i koncernen bør udtrykke sig negativt eller nedladende om vores konkurrenter i offentlig sammenhæng eller på sociale medier.

5.1 Konkurrencelovgivning
Medarbejdere skal bidrage til en sund konkurrence i overensstemmelse med konkurrencelovgivningen. 

Insula skal altid konkurrere i markedet med respekt for og i overensstemmelse med den gældende konkurrence, antitrust- og markedsføringslovgivning. Medarbejdere, der er involveret i markedsføring, salg , indkøb eller logistik, skal sikre sig, at de kender gældende love i forbindelse med markedsføring og salg.

5.2 Korruption
Insula har nultolerance for korruption. Ved korruption forstås misbrug af tillid og magt til egen vinding og omfatter afgivelse eller modtagelse af bestikkelse i form af gaver, penge eller tjenester. Dette er ulovligt og kan føre til civilretlig og strafferetligt ansvar.

Medarbejdere, der er i tvivl om grænsen mellem korruption og gaver skal rådføre sig med deres nærmeste overordnede for en afklaring af dette.

5.3 Gaver
Insulas medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer bør ikke tilbyde eller acceptere dyre eller ekstravagante gaver eller tjenester. Dette omfatter også begivenheder og forretningsrejser, der betales af tredjepart.

Vi tilbyder eller accepterer ikke likvide midler som gaver.

Det kan være tilladt at tilbyde og modtage personlige høflighedsgaver, forudsat at disse har en minimal økonomisk værdi, ikke gives ofte og er passende under omstændighederne. Gaver skal gives og modtages i åbenhed. Gaver skal adresseres til modtagerens officielle arbejdsadresse.

Kundearrangementer skal altid have et bestemt og relevant forretningsformål og kan kun accepteres, hvis de er rimelige og passende, både hvad angår værdi og frekvens. Deltagelse i sådanne arrangementer arrangeret af andre skal følge samme princip og rejse og ophold skal betales af Insula.

Medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer, som har fået tilbudt eller har modtaget gaver eller tjenesteydelser, skal straks underrette nærmeste overordnede, som skal afgøre, om gaven skal returneres eller ej.

6.1 Følg Insulas etiske retningslinjer
Insulas medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer er personlige ansvarlige for at overholde kravene, som er angivet i Insulas etiske retningslinjer. Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer må ikke handle eller opfordre andre til at bryde de etiske retningslinjer. Dette krav gælder uanset at et brud på retningslinjerne kan synes at være i Insulas interesser.

Hvis der  opstår tvivl om fortolkningen af retningslinjerne, skal spørgsmålet så vidt muligt forelægges den nærmeste leder inden der træffes en afgørelse. Usikkerhed, der ikke kan afklares lokalt, skal indberettes til koncernens HR-direktør for afklaring i koncernens ledergruppe.

6.2 Rapporteringspligt - overtrædelse af retningslinjer
Insula ønsker en åben og imødekommende kultur, hvor man trygt kan diskutere etiske dilemmaer og rapportere om mulige overtrædelser på koncernens etiske retningslinjer. 

Medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, som observerer overtrædelser af retningslinjerne, har pligt til at rapportere disse til deres nærmeste leder. Hvor det er upassende eller vanskeligt at rapportere til den nærmeste leder, kan der rapporteres til koncernens HR-funktion. Hvis medarbejderen ønsker det, kan rapporteringen være fortrolig og/eller anonym.

Enhver, som har modtaget en fortrolig rapportering, skal behandle oplysningerne strengt fortroligt for at beskytte medarbejderen.

6.3 Sanktion ved overtrædelser af retningslinjer
Overtrædelse af Insulas etiske retningslinjer kan have store negative konsekvenser for Insula og overtrædelser vil derfor blive fulgt op. Alvorlige overtrædelser kan føre til bortvisning, afskedigelse og om nødvendigt retsforfølgning.

Overtrædelse betyder både selvudførte overtrædelser af retningslinjer, opfordring eller medvirken til andres brud på retningslinjerne, manglende rapportering om overtrædelse af retningslinjer, som man har kendt til, manglende medvirken til undersøgelse af overtrædelse af retningslinjer samt hævnaktioner mod medarbejdere, der har rapporteret overtrædelser af Insulas retningslinjer.